5 правил для рабочих папок и файлов
В каждой группе моих студентов всегда кто-то или теряет рабочий файл с проектом, или файл портится из-за вылета программы, или происходят другие катаклизмы. В последний раз я не выдержал и решил написать гайд чтобы показать, как можно подойти к этому вопросу.
За 11 лет работы мой подход к хранению файлов менялся много раз и обрастал разными «правилами» и «лайфхаками» в процессе. Я выделил 5 главных принципов работы с файлами, которые помогают мне не терять рабочие файлы и сохранять нервные клетки. Погнали.
1. Все, все файлы хранятся в облаке.
По большому счету не важно какой сервис вы будете использовать. Главное, чтобы у него было приложения для desktop и оно умело автоматически выгружать (синхронизировать) файлы. Я перепробовал почти все варианты облачных сервисов и в итоге остановится на Dropbox. Так же я задействую Google One (он же Drive) и iCloud, использую их больше, как транзитные контейнеры.
В Dropbox у меня хранятся все рабочие и личные файлы. У него есть крутая киллер фича — когда ты видишь все папки и файлы у себя в Finder или Проводнике, но они не занимают место на диске. Это особенно актуально, когда у тебя в ноутбуке только 500 GB SSD памяти. Называется Smart Sync и доступна во всех платных пакетах.
Нужные мне папки я подгружаю офлайн к себе на диск и работаю с файлами, которые тут же синхронизируются с облаком. Это позволяет мне не переживать по поводу резервного копирования или того, что какой-то файл заглючит. Dropbox хранит предыдущие версии файлов 180 дней в плане Professional.
2. Порядок в рабочих и личных папках.
Внутри 📂 Dropbox на первом уровне папок есть деление по бизнес-проектам:
📁 The_Goort — всё что касается бюро.
📁 Aleksgusakov — всё что касается персонального бренда и личных проектов).
📁 Hypervisual — всё что касается обучающих проектов.
📁 Personal_Stuff — билеты, фото с поездок, скриншоты и прочее.
Давай детальней рассмотрим 📂 The_Goort т.к. именно там хранятся все рабочие файлы. Что внутри:
📁 Bureau — папка, которая содержит файлы, касающиеся внутренней организации бюро (договора, счета и прочее).
📁 Marketing — содержит все материалы касающиеся айдентики, рекламы и продвижения бюро.
📁 Catalog — папка, в которой хранятся все полезные материалы накопленные за те самые 11 лет. Мокапы, шрифты, обучающие курсы, книги, стоковые материалы и т.п. Это моя сокровищница.
📁 Projects — папка с файлами проектов за все года существования бюро.
Внутри 📂 Projects находятся папки с разбивкой по годам (📁 2015, 2016, 2017, 2018, 2019, 2020) и папка 📁 Self_Projects, в которой находятся внутренние проекты бюро и концепты для портфолио.
Внутри папки с годом находятся папки самих проектов. Они называются по такому шаблону: Год_Номер по порядку_Название или имя клиента, если нет названия (Тип услуги). Например: 2020_01_Abstract (BR). А внутри папки проекта следующая структура подпапок:
📁 01_Incoming — все входящие файлы от клиента (бриф, переписка, записи встреч).
📁 02_Research — всё что ищется и может пригодиться в проекте (рефы, стоки, шрифты, конкуренты).
📁 03_Development — все исходные и рабочие файлы по проекту (все AI, PSD, INDD, AE и другие). Внутри неё идёт разбивка папок по этапам процесса дизайна.
📁 04_Files — финальные файлы для отправки клиенту.
Это содержание папки проекта я подсмотрел в статье на habr года 3 назад, и мне она так понравилась, что я тут же начал её использовать.
Соблюдать порядок мне помогает правило «Если файл лежит не в папке, то это ненужный файл». Если он нужен, то хорошо бы найти ему дом или удалить к чертям.
3. Понятные названия файлов.
Рабочие файлы стоит называть понятными тебе словами. Например, по названию проекта, по названию части проекта, или по названию задачи. В конце названия файла всегда должна быть дата в обратном порядке, разделенная дефисом (год-месяц-день). Например: HelloWorld_Logotype_Presentation_2019–03–05.pdf или ACB_Identity_Concept_2020–05–27.ai
Дата пишется в обратном порядке. чтобы файлы выстраивались в правильной последовательности от более ранних, к более поздним. А если писать, как день-месяц-год, то сначала будут все файлы, за 7 число всех месяцев, потом за 8 число и т.д. Получается каша.
4. Работайте с файлами прямо в Dropbox, а не копиями у вас на диске.
Это правило появилось после того, как я заметил, что некоторые дизайнеры в команде не устанавливают себе приложение на комп, а скачивают файлы через браузер, и потом так же загружают их новые версии. Не стоит так делать.
Прелесть Dropbox’а как раз в том, что вы вообще можете не думать о нём, а просто работать как обычно с файлами. Просто все эти файлы и папки лежат у вас не в корне, а в папке Dropbox. Это позволит избежать путаницы копий и засорения вашего жесткого диска копиями одинаковых файлов. А также всегда иметь доступ всем членам команды к последним версиям файлов. И супер удобно, когда вы с телефона можете отправить клиенту ссылку на файл с телефона в любой момент.
5. Закончил готовку → убрался на кухне.
Это я про резервные копии и удаление черновых исходников. Если честно, то я почти никогда не «убираюсь на кухне после готовки» 😎 В графическом дизайне вес файлов не такой большой как при работе с видео или анимацией. Поэтому за всё время мои 3 TB пространства на Dropbox заполнены примерно на 60%. И когда я сдаю проект клиенту я просто ставлю галочку «Только онлайн» в пункте Smart Sync меню папки проекта и проект остается в облаке, но выгружается с жёсткого диска и не занимает место.
Кстати, несмотря на то что Dropbox хранит историю файлов 180 дней, я всё равно каждый раз, когда вношу изменения в файл сохраняю его как новый с текущей датой. Для этих файлов внутри папки с рабочими файлами есть отдельная 📁 OLD где лежат предыдущие версии. Эти файлы не раз мне пригождались потом.
Вот такие пять правил. Если кому-то захочется применить их, то рекомендую ни в коем случае не браться за реструктуризацию всех файлов. Лучше начните с папки и файлов для нового проекта. А уже закрытые проекты в архиве оставьте как есть. Удачи 😉
Руки до Medium доходят не так часто как выходят посты
в Телеграм-канале. Подписывайтесь на истории и картинки: t.me/aleksgusakovcom
